О подготовке к тендерам

О подготовке к тендерам

На что необходимо обратить свое внимание при подготовке компании к участию в тендерах и закупках? Как правильно оценить собственные возможности и оценить риски при выборе Заказчика и дальнейшей работы с ним?

Любая компания, вне зависимости от своего «ценового» веса в общей отношениях современной российской экономики, существующая в парадигме отношений Заказчик – Исполнитель, формулируют для себя ответы на следующие вопросы: на что необходимо обратить свое внимание при подготовке компании к участию в тендерах и закупках? Как правильно оценить собственные возможности и оценить риски при выборе Заказчика и дальнейшей работы с ним?

Во многом ответы на эти вопросы позволят компании сделать правильные шаги не только в выборе надежного плательщика, но позволят в процессе поиска и оценки расширить собственное представление о развитии или стагнации отрасли, в которой осуществляется этот поиск, определить частные и общие тенденции в работе того или иного Заказчика с Исполнителем.

Вопросы добросовестности, непредвзятости, платежеспособности Заказчика перед Исполнителем и будут рассмотрены нами с участием бизнес-аналитика, эксперта RsDC Group в области финансов и менеджмента, Дмитрия Криворотова.

Заказчик – это, в первую очередь, плательщик. Его финансовое положение, история и качество ведения бизнеса с другими участниками рынка, деловая репутация, — это основа принятия решения поставщиком «стоит ли связываться?» или нет. Порой за самыми радужными перспективами «быстро подняться», исполнив тот или иной контракт, стоит неочевидный на первый взгляд для потенциального исполнителя барьер невозможности в будущем исполнить взятые на себя обязательства. Как следствие – попасть в черный список недобросовестных исполнителей.

Итак, обо всем по порядку.

Всевозрастающая деловая активность продиктована революционным развитием информационных технологий. Тематические информационные агрегаторы, созданные в интересах участников рынка, и систематизируемые ими процессы, формируют для  открытого пользования базы данных, аналитические и статистические отчеты с учетом запросов пользователя. Как мы знаем, большинством поставщиков поиск информации о закупках и заказчиках начинает с сайта  zakupki.gov.ru. В открытом доступе на нем можно найти планы закупок заказчиков, информацию о заключенных ими контрактах, сведения о проверках и жалобах.

«Дополнительным помощником в оценке деятельности заказчика могут служить и поисковые системы, агрегирующие общедоступные  данные о нем и его хозяйственной деятельности, об окружающем его правовом поле, — пояснил Дмитрий. —  В отличие от линейных поисковых систем и сервисов быстрой проверки контрагентов, сервисы, агрегирующие информацию, позволяют пользователю «моделировать» широкоформатные запросы об интересующем его заказчике. Потенциальный поставщик в рамках единого информационного ресурса формирует для себя уникальную подборку данных,  изучает прошлую и текущую закупочную деятельность заказчика, имеет возможность сравнить ее с планируемыми закупками в разрезе ценообразования прошлых периодов, сам определяет простоту или нетривиальность поведенческого подхода заказчика в формировании им будущих закупок. Использование таких систем позволяет получить уникальную статистику, быстро провести анализ и максимально достоверно оценить себя в качестве поставщика и эффективного участника в торгах того или иного заказчика».

Надо отметить, что большая часть подобных  информационных ресурсов является платной и их покупка большинству участников рынка просто не по карману. Использование всех возможностей данных информационных комплексов требует специальной подготовки и обучения персонала, а для компании это существенные затраты на постоянной основе. По этой причине многие участники госзакупок обращаются за консультацией в компании, которые специализируются на помощи в подборе и углубленном анализе контрагентов.

Но даже без глубокого анализа  информации о планах-графиках, частотности повторения той или иной закупки данным заказчиком, попытки определения мотивов в определении им цены, можно сделать общие, и часто верные выводы о заказчике. Мы предлагаем выделить несколько блоков вопросов, внимательное отношение к которым, даст возможность судить  о потенциальной добросовестности заказчика, позволит решить, работать с ним или нет.

Необходимо провести анализ контракта заказчика и способов его закупок, изучить его документацию (на предмет добросовестности заказчика), выяснить — нарушал ли заказчик сроки оплаты по договорам.

Один из основных шагов в изучении заказчика, если мы решили самостоятельно изучить его рыночный портрет – это анализ его внутренних документов. Такие документы чаще всего находятся в открытом доступе.

Их анализ позволит заинтересованной стороне добавить к имеющемуся представлению, сформулированному нами выше, добавить дополнительные веские выводы. Для правильного «погружения» будущего исполнителя в документарное пространство заказчика основными документами при закупке в рамках Закона 44-ФЗ является утвержденный план закупок и план-график закупок, в рамках Закона 223-ФЗ – это положение о закупках.

Для работы с участниками закупок заказчик заранее готовит и выкладывает в открытый доступ документ о создании и регламенте работы комиссии по осуществлению закупок. Этот документ должен содержать информацию о принципах и компетенциях рабочей комиссии заказчика, определять, как построен механизм запроса дополнительных документов по конкурсу заказчика. На тех же информационных ресурсах выкладываются отчеты заказчиков, предусмотренные 44-ФЗ, реестры контрактов и пр.

Имея перед собой все эти документы, давайте обратим внимание на наличие или отсутствие в контракте положений и требований, которые покажут степень «открытости» заказчика рынку.

Начнем со сроков проведения тендера. Если он проводится быстрее недели, — возможность получить разъяснения по тендеру, а соответственно – грамотно составить и подать тендерную документацию, становится для исполнителя серьезным испытанием.

Те же сроки, но уже в разрезе исполнения контракта. Речь идет о декларации нереальных для исполнения контракта сроков (напр.: «поставка мостовых опор за две недели» в труднодоступный район какого-то дальнего региона страны без дорог).

Категория времени нещадно эксплуатируется нечистым на руку заказчиком и в вопросах представления исполнителем при подаче заявки ряда документов исключительно со «свежей датой».

По словам Дмитрия Криворотова, в  рамках отслеживания сроков поставки надо внимательно относиться к формулировкам условий поставки, которые описывают приемку/сдачу работ или товаров. Иногда преодолеть пару тысяч километров «в обнимку» с многотонным грузом по первому звонку заказчика и лично передать этот груз (а такое положение контракт может содержать), под силу только героям Марвела и «своему поставщику».

Можно и нужно посмотреть на условия исполнения изучаемого контракта. Отсутствие сроков или их размытость дает возможность недобросовестному заказчику «крутить» в будущем поставщиком, оттягивая приемку работ и оплату по ним.

Документы:

Конкурсная документация должна быть внимательно изучена и на предмет документов, которые представляет исполнитель. Приходится констатировать, что ряд конкурсов помимо условия о предоставлении оригинала (!) приказа о назначении на должность лица, подписывающего заявку, содержали еще и требования по предоставлению его паспортных данных (с представлением всех (!) страниц), номера его телефона. Недобросовестность заказчика может проявиться в условиях контракта, которые изначально содержат ограничения в том числе, по форме представляемых документов: на бумажном носителе, а также с условием личного присутствия при проведении аукциона.

Нередко заказчик приводит скромный перечень организаций, получение электронных  подписей от которых он считает легитимным. По неведомому стечению обстоятельств в этих же контрактах устанавливаются серьезные штрафные санкции для исполнителя контракта, а заказчик при этом, и вовсе может быть освобожден от такой обузы.

Одним из положительных моментов при оценке заказчика является большое число участников на организуемых им конкурсах. Наличие конкуренции чаще всего говорит о поиске наилучшего для заказчика сочетания в предложении исполнителя «цена/качество».

Иногда, правда, за бурной деятельностью заказчика по поиску лучшего предложения скрывается коррупционный мотив. Это формирование документарного запроса, результатом которого становится получение заказчиком при проведении торгов между добросовестными компаниями их котировок по данному конкурсу. Ошибка или неточность в документации конкурса, жалоба одного из участников в ФАС влечет к его переигровке. При этом «правильная» цена передается заказчиком при проведении нового запроса заранее подготовленной заказчиком компании, которая участвует в нем и предлагает цену немного ниже остальных. В таких конкурсах через тот же открытый заказчиком ресурс необходимо проверить: выдавались ли предписания по результатам рассмотрения жалоб. Если жалобы признавались в большинстве случаев обоснованными, значит у заказчика действительно имеется солидный багаж нарушений. Желательно их проанализировать, чтобы решить – идти ли вообще на этот конкурс. Хотя крупный заказчик, с большим портфелем поставщиков, имеет частое общение с офицерами Федеральной антимонопольной службы. И этот факт может служить наоборот — добрым знаком того, что есть смысл сосредоточить свое внимание на данному конкурсе и заказчике.

«Дополнительным показателем «рыночности» заказчика можно считать факт изменения цены заключенного контракта в сравнении с его начальной максимальной ценой (процент падения). Оценку при этом необходимо проводить по одним и тем же товарным группам, чтобы понять какой характер носят эти изменения – объективный с точки зрения хозяйственных процессов (напр.: сезонность) или умозрительный – продолжает Дмитрий, — Коррумпированный заказчик стремится к тому, чтобы ограничить количество потенциальных предложений: он взвинчивает стоимость закупаемой услуги или товара, предлагая рынку начальную максимальную цену контракта на том уровне, необходимое обеспечение по которому неподъемно для большинства претендентов-поставщиков».

Основные индикаторы закупочной деятельности заказчика, которые мы привели выше в качестве примера, дают общее «вводное» представление о заказчике, о его деловой активности, платежеспособности, заинтересованности искать лучшую цену. Противоположный вариант – это контракт, в котором  заказчик косвенно демонстрирует рынку свою заинтересованность в поддержании устойчивых отношения с тем, с кем он уже работает и не хочет ничего менять. Он формирует заказ с невыполнимыми для новых участников условиями: по цене, срокам исполнения, специфическими мелочами, невозможностью дозвониться по указанным телефонам. Такой заказчик «топит» интерес у исполнителей  к своему конкурсу многотомными техзаданиями. По факту заказчик пишет и играет конкурс под конкретного исполнителя.

Перечисленные выше источники получения информации о заказчике, а также способы формирования суждения о нем, как о потенциальном контрагенте, отнюдь не являются исчерпывающими. С большой долей вероятности можно утверждать, что компания готова к рассмотрению закупки самостоятельно, если она в обязательном порядке использует самостоятельную агрегацию данных, получает информацию на тематических форумах и чатах, из СМИ, использует социальные сети. Если на первых порах знаний все же не хватает, или есть чувство неуверенности, есть смысл обратиться к профессионалам.

Другие статьи автора можно прочитать здесь.

Набор в команду

Набор в команду

Компания Практика Проектного Управления рада новым партнерам!
Если Вы:
— аккредитованный партнер по внедрению ИСУП «Адванта»
— сертифицированный бизнес-тренер ICAgileCertified Professional (ICP), Agile Fundamentals, ICP Agile Team Facilitation (ICP-ATF)
— сертифицированный бизнес-тренер PMI (PMP)
и готовы к сотрудничеству, — позвоните нам!
По вопросу сотрудничества:
+7 (926) 515-81-60 Хангажеев Андрей Николаевич
+ 7 (985) 452-02-99 Шлыков Александр Вячеславович

Лицензия

Лицензия

Отличная новость!
Наша компания получила лицензию, дающую право оказывать образовательные услуги по реализации образовательных программ по дополнительному образованию детей и взрослых, а также дополнительному профессиональному образованию. Это очень важный этап нашей работы для вас.
Лицензия позволяет нам гарантировать качество оказываемых услуг!
Звоните нам по телефону +7 (499) 346-86-44 и получите подробную консультацию.

Эффективный торговый представитель

Описание: Активное продвижение своего товара на рынок – это настоящее современного российского бизнеса и единственный способ успешной борьбы с конкурентами. В момент активного развития рынка перед руководством встает проблема набора персонала.

Место, где можно взять большое количество квалифицированных торговых представителей, в природе не существует.

Обычно эту проблему решают двумя способами:

Набирают людей с улицы и ждут, когда какая-нибудь часть из них станет  классными продавцами. В этот период отдача от всего подразделения очень низкая и руководство вынуждено тратить усилия на людей, которые не способны быть продавцами вообще.

Второй вариант – часть опытных сотрудников  нагружают обязанностями наставников по отношению к новичкам. К которым они не готовы и не приспособлены, но время затрачивают. Как результат, снижается уровень продаж всего торгового отдела в целом.

Именно для решения проблемы быстрого увеличения количества и повышения качества продавцов и создан этот тренинг. Тренинг предлагает экспресс методику подготовки квалифицированных торговых представителей. Особенное внимание будет уделено построению процесса продаж на основе конкурентных преимуществ именно Вашей компании.

Через 2 дня Ваши сотрудники смогут:

  • объяснить, чем Ваша компания лучше, чем компания конкурентов
  • легко устанавливать контакт с клиентом
  • выяснять его потребности
  • проводить презентацию товара
  • работать с возражениями
  • переводить потребителя на покупку

Эффективные продажи в рознице

Описание: Всю большую долю продаж на современном рынке контролируют магазины больших форматов: гипермаркеты и супермаркеты. При этом множестве примеров говорит о том, что и магазины малых форматов могут быть эффективны и прибыльны. Основная нагрузка в повышении эффективности таких магазинов лежит на команде продавцов и их руководстве.

Повышению качества работ такой команды и посвящен этот тренинг. Тренинг предлагает экспресс методику подготовки квалифицированных продавцов розницы. Участники получат навыки, необходимые для успешной продажи товаров в Вашем магазине.

Через 2 дня Ваши сотрудники смогут:

  • использовать Ваши уникальные конкурентные преимущества в процессе продаж
  • легко устанавливать контакт с клиентом
  • выяснять его потребности
  • проводить презентацию товара, с учетом технологии «кросс-продажи»
  • работать с возражениями, особенно — ДОРОГО
  • переводить потребителя на покупку
  • формировать у клиента лояльность к Вашей компании и магазину

В дополнение к этому:

  • возрастет уровень мотивированности Ваших сотрудников
  • будет проведена диагностика уровня их квалификации

Эффективная работа с ключевым клиентом

Описание: Краткий обзор

Заключение крупных сделок – наиболее очевидный способ подтвердить эффективность Вашего бизнеса и одномоментно заработать большое количество денег, а также стать  партнером известного бренда. Основными препятствиями в получении таких контрактов являются большое количество конкурентов, большое количество согласований с лицами, принимающими решения, а также высочайший уровень требований со стороны крупных клиентов. Для успешности столь значимых переговоров необходимо использовать специальную стратегию, значительно повышающую вероятность заключения сделки в короткие сроки.

Программа семинара поможет участникам узнать основные положения и современные взгляды на процесс продаж Ключевым крупным клиентам. Участники познакомятся с новыми подходами и научатся применять их на практике. Отдельные усилия будут посвящены системе сбора и анализа информации о фирме-клиенте и последующей выработки стратегии продаж.

Основные результаты для участников

В течение семинара участники смогут:

  • сформировать портрет крупного клиента в своем бизнесе
  • научиться выстраивать стратегию сбора информации об организации
  • формировать карту организации клиента
  • формировать проектную команду продажи в крупную организацию
  • выстраивать тактические шаги проведения переговоров
  • работать с лицом, принимающим решения
  • выстраивать презентацию конкурентных преимуществ своей фирмы с помощью спец аргументов, значимых для крупных компаний

Эффективная постановка целей

Описание: Успешность компании напрямую зависит от целеустремленности ее сотрудников. Умение правильно, четко и мотивирующее ставить цели своим подчиненным – главная обязанность руководителя. Особо важно уметь правильно каскадировать крупные стратегические цели своим подчиненным, дробя их на фрагменты . Формированию навыка правильной постановки целей и посвящен этот тренинг

Цель тренинга:

  • создание единого стандарта постановки целей сотрудникам
  • умение каскадировать цели — от целей компании до целей конкретного сотрудника
  • умение формулировать цели сотруднику
  • умение декомпозировать цели до задач
  • знание этапов сопровождения в процессе выполнения целей сотрудниками
  • аудитория – менеджеры среднего и высшего управляющего звена

Продолжительность – 16 часов

 

Успешные холодные звонки или Как открыть дверь клиента

Описание: Реалии современного бизнеса все чаще требуют от менеджеров по продажам блестящего и успешного ведения переговоров именно по телефону. Особая роль отдана активным продажам с помощью «холодных» звонков, чья основная задача – получить согласие клиента на встречу. Эта работа актуальна как для b-to-b, так и для b-to-c деловых коммуникаций.

Эта ситуация обуславливает необходимость формирования у сотрудников особых навыков убедительной речи и эффективных телефонных коммуникаций. Чему и посвящен данный тренинг.

В процессе тренинга участники разберут основные аспекты  первичных телефонных переговоров и потренируются строить свое телефонное общение наиболее результативно. Кроме того, будут разобраны наиболее сложные и неприятные ситуации, возникающие в процессе вербального общения.

Через 2 дня результатами для  участников станет освоение таких тем как:

  • базовые принципы работы по телефону – что нужно знать о телефоне обязательно и не нарушать никогда
  • подготовка к телефонным переговорам – техники повышения работоспособности и стрессоустойчивости оператора на телефоне
  • работа с голосом, речью и интонацией – приемы повышения выразительности телефонного сообщения и подстройки под клиента
  • разрешенные и запрещенные слова – формирование позитивного впечатления о говорящем и предмете разговора
  • главное телефонное сообщение – работа с метапосланием
  • этапы телефонных переговоров ·- логика развития телефонной беседы и приемы управления беседой
  • проход барьера секретаря
  • вступление в беседу – сложные моменты
  • разговор с клиентом конкурента – как заставить себя слушать
  • назначение встречи и получение подтверждения договоренностей
  • преодоление типичных возражений
  • навыки формирования у клиентов лояльности компании – лучший способ завершить беседу
  • анализ телефонного контакта и последующая эффективная работа с полученной информацией
  • холодный звонок сложному клиенту

Техники формирования лояльности клиента

Описание: Как сделать клиента своим преданным сторонником

Сопровождение клиента

К счастью, эпоха быстрых сделок и исчезновения компании-продавца в неизвестном направлении миновала. Российский бизнес осознал прямую связь между долгосрочными отношениями с клиентом и скоростью роста объемов продаж, уровнем конкурентоспособности и долей рынка. Коэффициент повторной покупки стал одним из показателей успешности развития фирмы.

С другой стороны, на рост продаж значительно влияют рекомендации, благодаря которым лояльные клиенты информируют потенциальных клиентов о качества товара, уровне сервиса, профессионализме продавцов Вашей компании. В  свою очередь, недовольный клиент информирует о недостатках фирмы минимум 9 своих знакомых, каждый из которых – еще минимум трех. Репутация фирмы может значительно пострадать. А недовольный покупатель пойдет решать свои задачи к Вашим прямым конкурентам. Не секрет, что самым мощным каналом коммуникации, по эффективности значительно опережающим любые рекламные кампании или промоакции, является непосредственное общение покупателей с продавцом и покупателей между собой.

Технологиям формирования положительной репутации при создании эффективной системы сервиса и посвящен этот тренинг.

Через 3 дня результатом для Ваших сотрудников станет:

  • увеличение коэффициента повторной покупки
  • мотивация участников на активную работу по привлечению и удержанию покупателя
  • передача персональной ответственности продавцам за общий объем продаж компании

Приобретения навыков:

  • подстройки под специфику клиента
  • восстановления потерянного клиента
  • получения рекомендации и «теплые» переговоры
  • переговоров с вышестоящим клиентом
  • продажа клиенту конкурента
  • профилактика отъема Ваших клиентов конкурентом
  • снятия претензий
  • профилактика долгов
  • корректировка внутренних установок для работы с лояльностью клиента
  • обмен профессиональными подходами и технологиями
  • усиление лояльности по отношению к своей фирме

Работа с возражениями, претензиями и конфликтами

Описание: Очень часто именно неумение продавцов и менеджеров по переговорам грамотно вести себя при предъявлении претензий и наличии возражений со стороны клиента приводит к незаключению сделки. Либо возражение снимается таким образом, что у клиента при формальном разрешении вопроса остается неприятный осадок от общения с продавцом, который переходит на отношение к Компании в целом. Что, безусловно, снижает вероятность повторного обращения этого клиента в эту Компанию, а также уничтожает желание клиента рекомендовать Компанию своим знакомым, родственникам и деловым партнерам.

Неумение работать с возражениями приводит к:

  • ухудшению репутации фирмы
  • уменьшению объемов продаж
  • потере конкурентоспособности

Но ситуация небезнадежна. Технологиям эффективной работы по преодолению возражений и претензий можно обучиться в рамках специального бизнес — семинара. Программа семинара поможет участникам узнать основные положения и современные взгляды на процесс преодоления возражений и снятия претензий. Участники познакомятся с новыми подходами и попробуют их применить на практике. Отдельные усилия будут посвящены разработке, планированию и внедрению системы предотвращения возражений внутри Компании клиента.

Через 3 дня результатами для Ваших сотрудников станет:

  • приобретение устойчивого навыка снятия типичных возражений
  • развитие команды как ресурса работы с возражениями
  • приобретение устойчивого навыка использования Уникальных Конкурентных Преимуществ компании для снятия типичных возражений
  • изменение отношения к возражениям и умение использовать их для увеличения объема продаж компании
  • умение использовать возражения для усиления конкурентоспособности компании
  • умение классифицировать личности клиентов по типам реакции на конфликт и поиск подхода к ним
  • обмен профессиональными подходами и технологиями
  • усиление лояльности по отношению к своей фирме