Итак, с точки зрения проектного управления, вся хозяйственная деятельность — это набор проектов разной операционной наполненности и длительности. Все, что объединяет эти проекты — обещая категория жизненного цикла, которая имеет начало — инициацию и завершение. Перед проектным менеджером стоит задача творчески оформить бизнес-процессы так, чтобы соблюсти сбалансированную нагрузку на ресурсы.
Так, например, разбивая жизненный цикл на фазы, учитывается гибкий подход именно в тех фазах, которые требуют вычислить и/или решить некоторые икс неизвестные, применяются итерации. Именно итерационный подход в современном мире принят за основу выработки лучшего решения. Данный подход является гибким и в основном используются в Agile и Scrum, что не мешает ему быть применимым в проектном планировании.
Чем хорош итерационный способ планирования?! В условиях неопределенности, где нарушаются линейные бизнес-процессы, может происходить сбой в принятии решения на уровне исполнителя. Таким фактором могут быть один стоп-фактор или набор проблем, которые мешают принять решение менеджеру среднего звена. Тогда применима гибкая система итераций, которая позволяет, не передавая проблему на более высокий уровень, выработать несколько решений за счёт итераций на своём уровне. Например, компанией принято решение участвовать в тендере. Пройдя путь анализа условий участия и дойдя до стоп-факторов, которые не позволяют менеджменту закончить линейную последовательность, наступает фаза, которая должна перевести в систему выработки решений по устранению «Икс» — неизвестного стоп-фактора. Таких икс неизвестных может быть множество. Далее, после нахождения лучшего решения возобновляется процесс линейного исполнения до подачи документов на торги. В этой фазе могут быть случаи, при которых устранение стоп-фактора связано с дополнительным отвлечением ресурсов и средств или выбора наилучшего решения. В этом случае можно допустить передачу принятия окончательного решения на вышестоящий уровень. Думается, что на уровне операционных решений вмешательство топ-менеджера должно быть исключением. При этом, для выработки наиболее оптимальной картины и алгоритмов разрешения проблем формируется карта рисков и процессов их устранения.
Так выстраивается современный подход к управлению через смешанные системы.
Далее видится, что переход в гибкий формат планирования будет налагать на исполнителя ответственность за принятое решение. Если исполнитель творческая личность, которая стремится к результату, то бояться здесь нечего. Если персонал живет только процессами – видит свою миссию в трудоемкости напоказ, безотносительно результата, то такой персонал будет стремиться саботировать принятие решения на подсознательном уровне или «переводить стрелки», перекладывать решение на вышестоящий менеджмент. Это закон психологии. В этой связи задействуется инструмент автоматизации буферов обмена информации в систему отношений между людьми. Такими механизмами являются роботы CRM, которые формируют контрольные точки исполнений и дают общую статистику обработанных стоп-факторов. И больше ничего. Кажется, что такие мелочи могут только запутать управление проектом, но это не так. Мелочи не имеют решающего значения, мелочи решают все.
Из вышеуказанного следует, что гибкая система управления проектами будет затрагивать линейный менеджмент для принятия решений. И это выход для управленческих компетенций, которые все более вытесняют свой менеджмент машинами и CRM. Но, важно отметить, что подручные системы управления CRM это всего лишь помощники, а выстраивающие структурную систему бизнес-процессы – это общие и прозрачные правила для всех.