Определение Программы Проектов — Практика Проектного Управления

Предлагаем Вашему вниманию статью Александра Николаевича Павлова, PhD, PMP®, СPM®, PRIMЕ®, Доцента РАНХиГС при Президенте РФ, бизнес-тренера группы компаний RsDC.

«…В стремлении реализовать все возможности, мульти проектные организации зачастую начинают проекты сразу, как только осознают их необходимость, параллельно с другими существующими и начинающимися проектами, и, к сожалению, часто без достаточного понимания возможностей организации…» /1/

Программа или Проект ?

Границы между программами и проектами часто просто отсутствуют в реальном бизнесе… Директор крупного промышленного холдинга рассказывал мне, что недавно принял решение об инициации крупного Проекта, включающего этапы проектирования, строительства нового предприятия, его выхода на заданную проектную мощность, выпуска и реализации продукции на рынке. ИТ Директор другого крупного предприятия докладывал на совещании Совета Директоров о Программе перевооружения ИТ -инфраструктуры, включающей проекты обновления оборудования вычислительного центра и локальных сетей.

Строго говоря – наоборот, в первом случае речь шла не о проекте, а о программе, включающей операционную деятельность созданного предприятия, а во втором – о проекте, включающем под-проекты обновления оборудования центра и локальных сетей.

Для понимания чёткого различия между проектами и программами следует придерживаться следующих принципиальных характеристик Программ /2/:

— объединение проектов, взаимосвязанных единой целью Программы

— получение выгод, доступных только при объединении проектов в Программу

— возможное наличие элементов операционной деятельности

— достижение стратегических бизнес целей организации

Инициация Программы

По своей природе, Программы являются инновацией более высокого, стратегического уровня, чем проекты. Поэтому основным источником инициации Программ является Стратегический бизнес План развития организации. Разработка подобных Планов, как правило, начинается с разного рода стратегических сессий и мозговых штурмов топ-менеджеров и / или владельцев бизнеса организации, на которых определяются видение, миссия, стратегические бизнес цели. Эти компоненты затем дорабатываются до конкретных целей и задач Программ и Проектов. Основная проблема часто заключается в том, что результаты интенсивной стратегической сессии — проведённой в загородном пансионате, при активном участии внешнего (и дорогостоящего!) фасилитатора – в виде набора презентаций, обрывков бумаг и туманных записок – ложатся на полку Генерального Директора компании (… до следующей стратегической сессии).

Тем не менее, наличие воли владельцев бизнеса Компании должно обеспечить доведение данного процесса до логического завершения – появления осознанного Стратегического Бизнес Плана. Данный План является основой процесса инициации Программы, в результате которого появляется Устав программы (Рис – 1).

Рис. 1 Процесс Инициации Программы

В Уставе программы должны быть отражены:

— Поддерживаемая программой Стратегическая Бизнес Цель

— Ключевые результаты, обеспечивающее достижение Цели

— Выгоды, получаемые Компанией в результате достижения ключевых результатов Программы ( Рис – 2).

Рис. 2 Связь Результатов Процесса Инициации Программы

Как эффективно провести инициацию Программы ?

Практические советы и рекомендации:

в Организации должен быть формализован этап предварительного определения программы (pre – program set-up) – обеспечивающий критерии отбора программ, соответствующих целям Стратегического Бизнес Плана и процедуру их официального утверждения /3/.
этап предварительного определения программы должен использовать результаты анализа бизнес кейса и инвестиционного плана Программы, включающего исходные оценки объёмов финансирования проектов, входящих в Программу
формальное достижение стратегической бизнес цели может не означать получение выгод бизнеса, для чего необходима разработка Плана Реализации Выгод (Benefits Realization Plan) /4/

Можно сказать, что с проведением инициации Программы она является определённой инновацией, авторизованной руководством Организации. Но перед окончательным определением существования Программы, закреплённым в Уставе, предстоит пройти важный этап её предварительного определения.

Предварительное Определение Программы

Следует отметить 6 основных вопросов, на которые приходится искать ответы в ходе предварительного определения Программы /5/.

Вопрос 1: Программа соответствует стратегии Организации ?

Ответы на этот вопрос должны содержать результаты анализа стратегического плана организации по направлениям:

соответствия целей программы стратегическим приоритетам организации, отражённым в миссии, видении, и выгодах (mission, vision, values) стратегического плана
влияния результатов программы на экономические показатели чистой прибыли до распределения и налогооблажения (EBITA), возврата инвестиций (ROI), расширения присутствия на рынке (Market Share)