Современный руководитель должен всегда держать руку на пульсе организации. От этого зависит успех и прибыльность проектов и бизнеса в целом.
От рабочего пространства руководителя зависит атмосфера в компании. Именно поэтому важно его оптимизировать. Правильная организация поможет повысить эффективность работы, а значит и эффективность бизнеса. Несколько простых приемов позволят без труда оптимизировать пространство.
- Имейте под рукой записную книжку или бумагу для записок и 2 ручки (одну про запас). Все, что записано, точно не забудется, а голова болеть не будет от огромного количества информации.
- Ведите ежедневник и календарь собственного рабочего дня. Сегодня это удобно делать с помощью электронных календарей, которые напомнят о деловой встрече, дне рождении коллеги и даже о приеме врача. Планирование в календаре позволит избежать накладок и необходимости жертвовать одной встречей ради других. А для удобства совещания можно отметить в календаре каждого участника.
- Освободитесь от аналитики. С помощью систем управления портфелями можно оставить аналитику компьютеру. А на выходе получить сводные графики и таблицы, которые можно уже использовать в работе.
- Освободите свой рабочий стол. Оставьте на столе только компьютер и записную книжку, а все остальное уберите в ящики. Если у вас много входящих и исходящих документов, то переведите их в электронный документооборот. Если же это невозможно, то поставьте два лотка для бумаг. Один – исходящие, а другой – входящие. И старайтесь держать их пустыми. А в случае электронных документов не оставляйте письма неотвеченными и вовремя согласовывайте документы. Пустое рабочее пространство мотивирует на продуктивную работу.
Подводя итог можно сказать, что современному руководителю важно интегрировать в свое рабочее пространство системы для автоматизации и управления рабочих процессов. Они помогут освободить рабочее время, повысить эффективность и уменьшить процент ошибки из-за усталости лиц, принимающих решения.